5,5 heltidstjänster kan frigöras

.. och användas till patientbehandling! UNN: s historia med CheckWare går tillbaka till 2010 då center for psykisk hälsa och substansmissbruk i Mid-Troms fick ett informationsbrev i posten. Under denna period var Vemund Myrbakk enhetschef på polikliniken. Delar av yrkesgruppen såg redan då att det var en bra idé att systematisera och samla bedömningsverktyg.


Fem år senare resulterade brevet i ett möte mellan kliniken för psykisk hälsa och missbruk och CheckWare. Strax därefter började arbetet med piloten, och det märktes snabbt att de förväntningar som fanns adresserades. Integrationen med DIPS var en förutsättning för framgång. Det har varit stort stöd och positiv feedback från både patienter och personal.


Efter en längre period med CheckWare i ett pilotprojekt tecknade Universitetssjukhuset i Norra Norge HF ett avtal med CheckWare i juni 2017. CheckWare kommer nu att användas på psykiatriska kliniker, både för barn, ungdomar och vuxna, inklusive barnrehabilitering.



Framgång genom dialog, förankring och integration


Vemund Myrbakk är psykologspecialist vid Professional Development Unit vid University Hospital of Northern Norway HF (UNN) och säger att framgången med att införa CheckWare på UNN bygger på tre viktiga faktorer, nämligen:

  • Dialog med anställda längs vägen

  • Förankring med både ledning och medarbetare

  • Integration med DIPS

Det har varit olika åsikter om hur CheckWare ska användas, men kliniker har uteslutandevälkomnat verktyget. En del av anledningen är förmodligen att kliniker har varit med och valt vilka verktyg som ska användas sedan dag ett. Lättillgängligt stöd på både UNN och CheckWare har löst utmaningar som har uppstått längs vägen, och det har varit

avgörande för att integrationen med DIPS har fungerat med överföring av rapporter.


Fokus på användarmedverkan och forskning


Från och med idag har UNN fyra fokusområden:


  1. Patientdeltagande

  2. Forskning

  3. Balanserad driftsdata

  4. Vidareutveckling av platsoberoende tjänster

CheckWare är centralt för alla dessa, men i synnerhet finns det potential för större patientdeltagande och vidareutveckling av platsoberoende tjänster. Förlängningar planeras här för självdokumentation, videokonferenser, informationspaket och forskning.


Under pilotperioden med CheckWare har UNN ändrat fokus från digitalisering och standardisering av utvärderingsverktyg till fokus på patientdeltagande och forskning.


Särskilt inom forskning ser de nu stora synergier. Verktyg som är integrerade i den dagliga behandlingen gör det lättare för både kliniker och forskare att uppnå sömlös integration. Genom att säkerställa balanserade driftsdata, både kvalitet och kvantitet, är det önskvärt på sikt att stärka lednings- och informationssystem som stödjer alla fokusområden inom UNN.


Inkludering och stöd


På UNN har strategin för att implementera CheckWare varit att göra programvaran tillgänglig för alla som använder bedömningsverktyg.


Det tog ungefär sex månader från det att CheckWare introducerades tills användningen ökade. Idag finns det cirka 340 registrerade kliniker i CheckWare, ett antal som snart kommer att ökas till 500 med den eskaleringsplan som har fastställts.



Nöjda patienter


Patienter har också välkomnat den digitala lösningen. UNN har upplevt att de allra flesta patienter använder ny teknik mycket bra. Utmaningarna kan bli större när ny teknik ska introduceras för vårdpersonal som ofta måste hantera många olika system och lösenord. Patienterna har förväntningar på digital användning både vad gäller lösningar och kommunikation. Många är positiva till digitalisering, till exempel videokonferenser, studier och undersökningar hemma. Speciellt unga människor är vana vid digital teknik, men också de äldre användarna har tagit till sig detta snabbt.


Alla patienter har fått ett standardbrev med information om inloggning och inga problem med patientinloggning har registrerats. Idag finns det cirka 1 200 aktiva patienter i CheckWare, och i korttidsplanerna kommer detta antal snabbt att närma sig 4 000.


Kan frigöra 5,5 heltidstjänster, till patientbehandling


Hittills har barn- och ungdomspsykologi och vuxenpsykiatriska kliniker prioriterats. På kort sikt planeras en breddning för alla vuxenpsykiatriska polikliniker. För dagsenheter används CheckWare för självdokumentation, vilket innebär att patienter skriver sina egna journaler.


UNN har dokumenterat en besparing på cirka en halvtimme per bedömning för både merkantil personal och kliniker. Med en grov uppskattning av 5 bedömningar per patient och 4000 patienter om året kommer detta att resultera i en minskning av patientadministrativt arbete med 10 000 timmar per år och kan frigöra 5,5 heltidstjänster til patientbehandling.


Samarbete och lösningsorientering


Vemund Myrbakk berättar om ett bra och konstruktivt samarbete med CheckWare. ”Vi upplever att vi blir hörda och att vår input beaktas”, säger han. Samarbetet mellan UNN, CheckWare och HelseNord IKT har också varit bra och är en förutsättning för att kunna genomföra lösningen. "Vi har upplevt samarbete och lösningsorientering från CheckWare", säger Myrbakk. Han har också tyckt att det är mycket positivt att lära känna fler CheckWare-anställda.


Som medlem i CheckWare Community får UNN en extra röst när det gäller att påverka den vidare utvecklingen av systemet. CheckWare Community ger extra kontakt med andra professionella kontexter som de uppskattar mycket. "Du behöver innovationsarbete mellan den privata och offentliga sektorn", säger Myrbakk bestämt.


Vägen framåt

Tillsammans med CheckWare tittar UNN på möjligheter att använda informationspaket och egenbehandlingsprogram. Forskning kommer att få ett större fokus, och det är av avgörande betydelse att samma plattform kan användas inom både somatik och psykisk vård.


Professionella grupper kommer att få ett större ansvar för att kommunicera och anpassa innehåll till enskilda patienter och till standardiserade paketprocesser.


Fokus kommer nu att skiftas från säker infrastruktur, som redan finns, till innovation och utveckling i yrkesmiljöerna.1. Det kommer bli mer samordning kring användningen av undersökningar och ett tätare samarbete mellan yrkesgrupperna för att nå ytterligare synergier.


UNN har också ett mål att utveckla platsoberoende tjänster. Inläggningsområdet till psykiatriska hälso- och missbrukskliniken sträcker sig från norra Troms till Nordland, och genom att ha tjänsterna oberoende av plats blir de mindre sårbara. Från och med idag finns det ett starkt fokus på användningen av videokonferenser och Skype är godkänt för klinisk användning. I EU -projektet MasterMind har videosamtal pilotats hem till patienten. Detta är en spännande utveckling.



Universitetssjukhuset i Norra Norge HF (UNN) har cirka 400 000 patientmöten om året och cirka 6 300 anställda. De har kliniker på flera platser i norra Norge, inklusive Tromsø, Harstad, Narvik och Svalbard.


Vemund Nordnes Myrbakk är psykologspecialist vid Professional Development Unit vid UNN.


Enheten för professionell utveckling tillhör kliniken för psykisk hälsa och missbruk och har en viktig roll i utvecklingen av säkra och effektiva patienttjänster. Fokusområden är användarmedverkan, forskning, patientsäkerhet, kompetensutveckling, e-hälsa, vägledning och utbildning.